桜花【コスプレイヤーズアーカイブ】--ダイアリー--

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イベントの前日中止の件につきまして

桜花
2015年03月30日 20:39

3月29日大宮氷川参道＆大宮公園のイベントの前日中止　及び　一部のお手伝いスタッフ様に中止の連絡が遅れてしまいました事、この場をお借りしてお詫びと状況のご報告　今後の対応をご説明させて頂きます。

3月28日の時点で、一組の方が禁止事項を無視してレフ版やライト・三脚等大がかりな装備を大宮氷川神社境内で使用し、一般の通行人（参拝者）から神社の警備スタッフに「子供が居るので危険・邪魔・参拝の迷惑」と言われ　急遽撤退を申し付けられました。
情報を整理した所、今回のイベントに際し　通常のイベントや撮影会以上に受付では　「注意事項を徹底」　しておりましたし、私（主催）は同時開催のお祭りに出展し　お祭り主催者（男性８人）も　巡回警備にご協力下さっており、コスプレ＆カメラマン参加者合計12人に対し、スタッフ及び警備は10人以上が待機巡回しており　また所轄の警察にも応援をお願いしておりました中での出来事であり、また本当にコスプレ参加者の事なのかは　未だ正確な状況が掴めておりません。
レイヤーズプラザでは当日参加者様のお写真を頂いておりますので、本当に今回の参加者様の不祥事なのか？　全くの「ぬれぎぬ」で　一般の方（コスプレ風）の勝手な行動を言われているのか、時を見て会場側に再度確認をしますが、クレームを言われた方達は一般の通行人（参拝者）なので　邪魔だと言われた方達の写真も無く、ご説明が困難な状況です。

「コスプレイベントをやることで　一般の方も誘発されて勝手な行動を取ったのでは・・・」と言う　厳しいお言葉も頂きましたが。、

一部のお手伝いスタッフ様には　結果として中止の連絡を当日お伝えする事になりました件に関しましては　28日中止決定の時点で　弊社のメールアドレス1192@yokoso-saitama.com のアドレスにて参加者様およびお手伝いスタッフ様全員に　中止に関する「一斉メール」を送らせて頂き、レイヤープラザのＨＰでも更新を致しました。
一斉メール発信後、深夜まで参加代表者様から問い合わせのメールやコメント・他会場の紹介依頼等を頂いており　当日の参加申し込みは3組でしたので　前日の段階で「一斉メール」にて　参加者及びお手伝いスタッフ様全員が把握していると判断し　29日は会場でご説明する体制をとりませんでした。
結果として　一部のお手伝いスタッフ様が当日会場で中止を知るという多大なご迷惑をおかけしました事　包み隠さずこの場を借りてご報告とお詫び申し上げます。

このような事態を受け今後の対応としまして、今までも事前申込制の際は　弊社ＰＣから 1192@yokoso-saitama.com 　のメールアドレスにてイベントやお手伝いの申込受付・やり取りを行っておりましたが、告知の段階で　ＰＣメールが受け取れるように「フィルター解除」お願いをしております。　しかし「メールが届かない」と　アーカイブのメッセージで言われる方もいらっしゃいます。
そのような場合は　スタッフが対応出来る範囲で　自分のパソコンや携帯からメールを送ったり、ツイッターにてやり取りをしておりましたが、このような事が生じた以上　一斉メールを受け取れない方には　受け取れる方（ＰＣメールフィルターをはずした方）からのお申込みや　電話での受付、それが叶わない場合は　参加をご辞退して頂く対応とさせて頂きます。

弊社は以前から　さいたま市内至る所で埼玉県やさいたま市、観光協会と共催で　「コスプレを通じた文化の発信と埼玉観光ＰＲ」を行っており、地元の観光事業者としてコスプレを通じて「埼玉」を知って頂く＆楽しんで頂く事を目指しております。
前日の中止に至り、参加を予定されていました皆様やお手伝いスタッフ様に多大なご迷惑をお掛けしました事を改めて心からお詫び申し上げますと共に　今後はこのようなしないよう運営に努めますので　ご理解ご了承頂きます事をお願い申し上げます。

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